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企业物料编码需要避免的五个错误

文章出处:365bet体育 发表时间:2019-08-30 21:33:15

  很多制造业的客户,在下订单时,会指定主要原材料的供应商。客户是上帝,企业也没得选择,只能服从客户安排。但为了防止出错,在物料编码时,往往把供应商的名字编入到产品的编码中去。这样虽然可以一定程度的避免用错材料,但是,其带来的不良后果也显而易见:

  ① 直接导致一物多码。同一样东西,有两家供应商,就会凭空多出一个物料编码,而同一家客户也会因指定材料的供应商不同,形成更多同一种物品的不同编码。尽管企业可以把其中一个原材料当作BOM里的一项目,其它的当作该材料的替代项目,但企业这么做仍然是吃力不讨好,为ERP带来混乱。

  ② 产品编码数量几何级上升。我们设想一下,一个材料,若平均有三个供应商,则需要三个物料编码。若有1000个材料呢?那需要3000个物料编码。从1000个到3000个,无论从刚开始的录入,还是后期的维护,工作量都是成倍增加的。

  ③ 信息变更维护困难。设想一下,若该客户有100种产品都要用到某家公司的某项材料,有一天,万一该家公司倒闭或者其他原因,无法向它采购原材料,那么修改的工作量有多大?要重新编写品号信息,最主要的是,要去修改这100种产品的BOM。显然这是一项巨大的工作。若物料编码中,不含供应商信息的话,发生这种情况,只要修改一下材料的供应商就可以解决。

  因此,遇到类似客户指定供应商的问题,企业还需另找解决之道,不要再在编码上下功夫。

  随机编码,就是系统自身对物料进行编码。这种自动产生的编码,由于是随机的,内部之间没有必然的联系,记忆起来困难。

  有些企业,刚开始信息化的时候,往往对物料编码不是很重视。认为公司物料不多,数来数去不过就百种左右,不用编码了,用随机数字就可以了。结果,随着企业的发展,物料越来越多,从100种增加到1000种。由于数字缺乏逻辑,最后,要找某种物料时,都无法从编码查找了,要从规格,描述等字段进行查找,大大降低了工作效率。

  物料少时,随机编码还可以使用,等到物料一多,人的脑子再聪明,也不可能把成千上百的物料编码记得清楚。因此,在一开始进行信息化规划的时候,就要避免使用随机编码。

  有些企业,特别喜欢用阿拉伯数字,认为数字简单方便输入,其实不然,利用全数字作为物料编码时,企业在以后操作时,会遇到如下问题:

  ① 新手难以很快接受。众所周知,现在企业员工的流动是非常频繁的。当企业招募新员工时,总希望其能够快速的进入角色,为企业创造价值。可是,新员工一进公司,开始进行业务时,却要先消化一堆枯燥的数字,需要一定的时间。

  如有一产品编码,一共9位,第1、2位为产品大类,共六类;第3、4位为产品中类,共12类,第5、6位为产品小类,共25类,最后三位为流水码。

  要把6大类,12种类,25小类与阿拉伯数字对应起来,写写可能很容易,但是,若要把它记入到人的大脑中,可是个不小的工程。

  ② 数字编码只有一线操作员熟悉,中层管理人员,操作困难。ERP是一把手工程的观念已经深入人心。倘若一把手等管理人员,无法识别使用这些数字的编码,那应用ERP来提升管理水平也就成了无稽之谈。因此,在制定编码时,要考虑大家的接受程度及是否方便使用。

  其实把英文字母同阿拉伯字母混合使用,就是一个不错的主意。如上例,我们可以把大类、中类用带有相关含义的英文字母表示,小类由于数量过多,可以用英文字母表示也可以用数字表示。

  如大类有批头(PT)、扳手(BS)、套筒(TT)等,而批头又分为英制批头(YZ)和公制批头(GZ),批头根据材料的不同,又可氛围铜批头(0T)和钢(0G)批头;而根据尺寸不同,又有1#到12#不同的尺寸(用流水号区分)。

  有些企业,在编制物料编码时,只考虑到眼前的产品,而没有预见到未来几年内的发展情况,最后,导致编码无法满足未来增长的业务需求,缺乏增长空间。

  如上例,虽然批头现在只有铜和钢两种材料,但是,可以预见在未来的几年内,起材料可能增加到10余种,此时,我们若把小类设置为1位编码时,到时候出现10余种材料时,编码就不够位数。到时,再来升级编码的位数时,就像升级电话号码的位数一样,是个非常浩大的工程。

  因此,在设置编码时,要为后续的发展留下必要的空间。可以从以下几个方面考虑:

  ① 在考虑类别码的编码时,要一一列举出现在及将来可能用到的类别,大类要尽量的合并,中类要适当区分,小类要尽量的明细,这有助于使用。因为最后查询时,往往小类的编码在其中起着关键作用;

  ② 流水号要多留几位,因为按照查询习惯,一般查询都是根据前面类别码查询,在查询时,一般不会用到流水号。所以,流水号多少不会影响到查询的效率,故,可以为未来的发展留足够的位数,而无需面对因业务增长编码数量捉襟见肘的局面。

  如今,制造企业中贴牌生产越来越多,给企业的管理也带来一定的难度。如一家生产卷尺的公司,给一家客户贴牌生产,客户要求其产品上贴他们公司的标签。该公司就为该产品特意编了一个代码。其实,除了标签不同外,产品没有任何差别。

  此时,若只贴牌生产一种牌子还可以应付过去,但若贴牌10种产品呢?再这么做,就会有些手忙脚乱。其实,这几家客户的产品都可以通用,只要把标签换一下就可以了。但面对同一种产品的不同编码,系统就会认为这些产品是不同的东西,而无法通用,为生产带来混乱。

  其实,在ERP中有个概念,叫做客户化BOM,通过特征件来解决此种需求。因此,在物料编码时,无需把客户化的东西,放到编码中去,可以用客户下订单时指定不同的参数,来解决这些商品的区分问题。

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